OBJET :
Les présentes conditions générales de services détaillent les droits et obligations entre d’une part la l’entreprise Agence Evenemence 47 proposant les services et prestations définis ci-après, et d’autre part, toute personne physique ou morale dénommée ci-après « le Client ou l’Organisateur ou le Preneur ».
Les services et prestations proposés par l’Agence Evenemence 47 sont les suivants :
· Organisation et animation d’évènements publics et privés (mariage, anniversaire, bal, …)
. Organisation de marché des créateurs, foire commerçiale , vide grenier, marché de Noel
. Organisation de soirée Karaoké ou Quizz musical avec cadeaux publicitaire.
. Sonorisation scénetique, evenement sportif, evenement équestre
. Régisseur de son. régisseur Plateau
· Toute activité de location de matériels dans le cadre d’évènements publics et privés.
· Installation du matériel de diffusion, sonorisation et éclairage à l’adresse indiquée dans le contrat.
· Animation lors de la journée (s’il y a lieu) par des interventions parlées, jeux ou diffusion d’une musique d’ambiance.
· Animation du repas et de la soirée dansante par la diffusion de musiques de danses.
PRÉAMBULE :
Les présentes conditions générales de vente sont relatives à l’entreprise Agence Evenemence 47, dans le cadre de ses activités d’organisateur de réceptions et d’événements. Elles constituent le cadre des engagements contractuels et financiers proposés à ses clients.
Préalablement à la conclusion du devis, le Client se doit de réclamer au prestataire les présentes conditions générales de vente. Le fait que l’entreprise Agence Evenemence 47 ne se prévale à un moment donné de l’une ou l’autre des présentes conditions générales de vente ne peut être interprété comme une renonciation à se prévaloir de l’une quelconque desdites conditions.
Le Client, s’étant déclaré intéressé par cette prestation services, délègue à Agence Evenemence 47 la responsabilité de la prestation par la signature obligatoire d’un devis ; il dispose dès lors d’un délai de rétractation de 14 (Quatorze) jours au-delà duquel les présentes conditions générales sont destinées à définir leurs droits et obligations réciproques, sauf si le devis et la prestation/location sont réalisés dans un délai inférieur à 14 (Quatorze) jours ; à ce moment-là les conditions générales de vente sont appliquées directement à la signature du devis.
ARTICLE 1 – Conditions d’application
Les conditions générales de vente s’appliquent à toutes les prestations effectuées par L’agence Evenemence 47. Elles sont adressées au client en même temps que le contrat (devis) d’organisation d’événement.
En cas de contradiction entre les Conditions Particulières figurant aux devis signés par le client et celles figurant aux présentes Conditions Générales, les dispositions du devis sont seules applicables.
ARTICLE 2 – Devis/facture
Toute intervention de L’agence Evenemence 47 fait l’objet d’un devis estimatif, détaillé et personnalisé remis ou envoyé (courriel, et/ou lettre simple) au Client. Ce devis comporte la désignation et le type de prestations déterminées à partir de la demande exprimée par le Client ainsi que les modalités et coûts y afférents.
Le devis accepté par écrit par le Client ainsi que tout document émis par L’agence Evenemence 47 relatif à l’objet de la prestation, à l’exclusion de tout autre document émis par L’agence Evenemence 47 et n’ayant qu’une valeur indicative, forment le contrat.
Toute modification ou annulation de la prestation demandée par le Client est soumise à l’accord express de L’agence Evenemence 47. Une telle demande du Client ne pourra être examinée que si elle parvient l’Agence Evenemence 47 au plus tard 45 jours avant le début de l’événement. Passé ce délai, la prestation restera valable et devra être intégralement acquittée par le Client.
ARTICLE 3 – Obligations de l’Organisateur
Pendant la durée du mandat, L’agence Evenemence 47 s’engage à rechercher et mettre en œuvre tous les composants tels que définis dans le contrat. A la demande du Client, L’agence Evenemence 47 réalise un premier rendez-vous libre de tout engagement financier du Client. Lors de ce premier rendez-vous, un contact est établi permettant de lister les paramètres de réception envisagés par le Client.
Les obligations de L’Agence Evenemence 47 quant au respect des critères pourront être redéfinies si un cahier des charges plus précis est établi et accepté par les parties. L’Agence Evenemence 47 tiendra informé le Client de l’évolution de son dossier.
L’Agence Evenemence 47s’engage à ne pas divulguer les informations fournies par le Client qui seront tenues pour confidentielles.
ARTICLE 4 – Obligations du Client
Le Client s’engage à ne pas dissimuler au prestataire ou ses intervenants, des dissimulations qui seraient de nature à retarder, entraver, contrarier, désorganiser la prestation ou sa réalisation. Le Client fera en sorte de faciliter l’accès aux informations dont le prestataire aurait besoin.
Le Client s’oblige à respecter et à accomplir les conditions particulières de tel(s) ou tel(s) intervenant(s) sélectionné(s) et en particulier à régler tout cautionnement ou garantie qui s’avérerait nécessaire avant le parfait règlement de l’intégralité des sommes dues. Le client s’engage pour valider et réservé la prestation de verser un acompte défini sur le devis que le client devra fournir lors de la réservation et la signature du devis. L’acompte sera encaissé au moment de la signature du devis et permet de valider la prestation définitivement sauf si comme cité dans l’article 8 des présentes CGV.
Le Client s’engage à ne pas intervenir directement, avant, pendant et après l’événement, auprès des fournisseurs, sous-traitants, artistes, personnels et collaborateurs du prestataire.
Le Client permet l’accès aux lieux et met à disposition du prestataire le matériel nécessaire à la réalisation de la prestation d’animation et en particulier :
· L’accès aux lieux 2 heures minimum avant le début de la prestation
· Deux repas chaud assis et des bouteilles d’eau. (Si ce n’est pas le cas les deux repas seront facturés 20€ chacun)
· Un podium ou une surface plane d’au moins 8 m2 (4x2m) minimum (ne permet pas le montage de tout le matériel). Surface souhaitée 21m2 (7x3m)
· Si animation extérieure prévoir une structure étanche type (semi-remorque, chapiteau)
· Une alimentation électrique aux normes en vigueur avec ampérage suffisant et permettant le raccordement des appareils de diffusion à moins de 10 mètres de la sonorisation et de l’éclairage, soit 2 lignes de 220V 16A minimum.
· Protection et sécurité (barrières, zone sécurisée, service d’ordre etc..).
ARTICLE 5 – Clause de non-renonciation
En aucun cas, le fait que L’Agence Evenemence 47s’abstienne de réclamer l’exécution d’une obligation à laquelle elle peut prétendre ne pourra être interprété comme une renonciation de sa part à l’exécution de ladite obligation, quelle que soit la durée de son abstention ou de sa tolérance.
ARTICLE 6 – Honoraires
Le prestataire percevra au titre de sa prestation des honoraires d’intervention définit dans le devis. Dans la cadre d’une prestation hors Région, les frais de déplacement et éventuellement d’hébergement seront facturés et noté sur le devis. Le prestataire se réserve le droit d’augmenter le tarif forfait selon la charge de travail induite par la modification des conditions du devis. Le Client reste toutefois libre d’accepter ou non les propositions du prestataire : il peut les accepter dans l’état, en demander toute modification sous réserve des délais autorisant la réalisation de l’événement ou tout simplement refuser l’ensemble du projet sans avoir à en préciser les motifs. Dans ce dernier cas, le Client dégagerait immédiatement le prestataire de toute obligation envers lui et ne pourrait prétendre, de ce fait, à quelque remboursement de tout ou partie des acomptes et des honoraires versées.
ARTICLE 7 – Responsabilités
Le Client est responsable de tout dommage, direct ou indirect, que lui-même ou les participants pourraient causer au cours de la prestation.
Le client est responsable de l’ensemble du matériel fourni par L’Agence Evenemence 47 (sonorisation, éclairage, matériel de diffusion, ordinateurs, compact disc, etc.)
En cas de destruction totale ou partielle par : incendie, inondation ou vandalisme, il garantit personnellement le remboursement intégral des frais de réparation ou de remplacement du matériel et ce, à partir du moment où l’ensemble du matériel est entreposé dans les lieux spécifiés par le client jusqu’au moment où il est enlevé.
Le Client déclare et garantit avoir la pleine capacité juridique lui permettant de s’engager au titre du contrat et qu’il est titulaire d’une assurance responsabilité civile en cours de validité. A cet effet le Client s’engage à renoncer et à faire renoncer ses assureurs et/ou tout convive le cas échéant, à tous recours à l’encontre du prestataire en cas de survenance de l’un quelconque des événements précités.
Le prestataire décline toute responsabilité pour les dommages de quelque nature que ce soit (vols, dégradations, incendie, inondation, vandalisme, …) affectant les biens de toute nature (effets personnels, matériels, …) apportés par le Client ou appartenant aux participants, quel que soit l’endroit où les biens sont entreposés (parking, salons, …).
Le prestataire sera dégagé de toute obligation au cas où un événement de force majeure ou de cas fortuit, surviendrait (grève, incendie, dégât des eaux, accident, …).
L’Agence Evenemence 47 conseille vivement au Client de se rapprocher de son courtier/agent et/ou assureur afin d’étudier avec lui la validité de son assurance responsabilité civile et la souscription éventuelle d’une assurance complémentaire concernant l’évènement.
L’Agence Evenemence 47 conseille vivement le client de déclarer la prestation à la SACEM. Cette démarche doit être réalisé par le client et non par L’Agence Evenemence 47 ainsi que toutes somme a payé est à l’entière charge du client.
ARTICLE 8 – Annulation
Annulation du fait du Client : en cas de désistement, refus ou annulation de la part du client, L’Agence Evenemence 47 sera libéré de toute obligation envers le Client et celui-ci pourra prétendre si disponibilité du prestataire à un éventuel report de l’événement à une autre date si ce n’est pas le cas le client ne pourra prétendre au remboursement des sommes d’ores et déjà versées (acomptes) et conservées par L’Agence Evenemence 47 à titre d’indemnité de résiliation contractuelle irréductible.
La dissolution d’une association ou d’un comité des fêtes ne constitue pas un cas de force majeure. En cas de résiliation pour cause de force majeure, le client ne pourra prétendre au remboursement de l’acompte versé.
Toute annulation de la prestation demandée par le Client est soumise à l’accord express de L’Agence Evenemence 47 . Une telle demande du Client ne pourra être examinée que si elle parvient à L’Agence Evenemence 47 au plus tard 45 jours avant le début de l’événement. Passé ce délai, la prestation restera valable et devra être intégralement acquittée par le Client.
Annulation du fait de l’entreprise Agence Evenemence 47 : en cas d’annulation par L’entreprise l’Agence Evenemence 47 d’une ou de plusieurs prestations devant être effectuée(s) à son Client, l’entreprise L’Agence Evenemence 47 présente une assurance responsabilité civile professionnelle. Elle ne saurait être tenue responsable des retards dans l’organisation dus à des cas de forces majeurs tels que accidents de circulation, accidents humains, grèves, intempéries, révoltes, manifestations, maladies (CORONAVIRUS).
ARTICLE 9 – Confidentialité et droit à l’image
L’Agence Evenemence 47 s’engage à ne pas vendre, partager, ni divulguer les données personnelles nominatives du Client à des tiers en dehors de son propre usage. Cependant, ces données peuvent être occasionnellement transmises à des tiers agissant pour le compte et au nom de L’Agence Evenemence 47 ou en relation avec l’activité de L’Agence Evenemence 47 dans le cadre de l’utilisation pour laquelle elles avaient été recueillies à l’origine. Le Client dispose du droit d’accès et de mise à jour de ses données personnelles nominatives ainsi que du droit de demander leur suppression conformément aux dispositions de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés. L’Agence Evenemence 47 s’engage à s’assurer que les données personnelles et nominatives du Client sont à jour, exactes et complètes.
Le Client peut exercer son droit d’accès ou de correction en contactant directement L’Agence Evenemence 47 par lettre recommandée avec avis de réception.
Le Client, sans contrepartie financière ou pécuniaire de quelque nature que ce soit, autorise expressément L’Agence Evenemence 47 ou toute autre entité qui viendrait aux droits de L’Agence Evenemence 47 dans le cadre d’une vente, d’une cession de part sociales, d’une prise de contrôle, d’une fusion ou d’une acquisition, et tous ses ayants-droit : à fixer, reproduire, diffuser et exploiter son image, en tout ou partie, en nombre illimité, à titre gracieux, dans le monde entier, en tous formats, en couleurs et/ou en noir et blanc, sur tous supports connus actuels ou à venir, et par tous moyens actuels ou à venir, notamment sur toutes les antennes de L’agence Evenemence 47 sur tous services audiovisuels et tous services en ligne sur tous réseaux ; à diffuser son image avec le logo de L’Agence Evenemence 47.
L’Agence Evenemence 47 prend engagement d’exploitation en tout ou partie des images enregistrées. Cette autorisation est accordée pour une durée de trente (30) ans à compter de la signature des présentes, renouvelable par accord mutuel des parties, formalisée par écrit, et restera valable en cas de changement de son état civil actuel.
La conception des publicités relatives à l’événement relève de la seule autorité du client. Toutefois, les noms, logo et adresse URL du site internet du prestataire pourront apparaître sur les supports annonçant l’événement, sous réserve d’accord préalable du projet. Le client autorise le prestataire à prendre des photos (et ou) vidéos pour diffusion publicitaire sur les réseaux sociaux ainsi que sur son site internet.
En conséquence, le Client garantit L’Agence Evenemence 47 contre tout recours et/ou action que pourrait former les personnes physiques ou morales qui estimeraient avoir des droits quelconques à faire valoir sur l’utilisation de son image qui serait susceptible de s’opposer à leur diffusion. Le Client reconnaît d’ores et déjà être informé et accepter que la décision d’exploiter ou non son image sera laissée à la discrétion du prestataire.
ARTICLE 10 – Réclamations
Toute contestation ou réclamation ne pourra être prise en considération que si elle est formulée par écrit et adressée au prestataire, dans un délai de 8 (huit) jours maximums après la fin de la prestation.
ARTICLE 11 – Modalités de paiement / Délai de paiement / Défaut de paiement
Le règlement des services et/ou prestations réalisés par L’Agence Evenemence 47 s’effectue exclusivement en Euros, soit par chèque libellé à l’ordre de EI Evenemence 47 Pascal Vinchon, ou virement au RIB indiqué sur la facture. Le règlement des services et/ou prestations réalisés par L’Agence Evenemence 47 est, sauf convention exprès entre les Parties, échelonné comme suit :
· Règlement d’un premier acompte de 30% du montant total le jour de la signature du devis par le Client afin de valider la prestation, déductible du montant finale. Si l’acompte n’est pas transmis lors de la signature du devis, celui-ci n’est pas valable et L’Agence Evenemence 47 est retiré de toutes responsabilités et obligation envers le client.
· Règlement du solde de 70% du montant total sur présentation de la facture provisoire au début de la prestation.
. Pour les marché des créateurs , Foire Commercial, marché de Noêl le paiement par chèques celui-ci sera encaissé 5 jours avant la manifesation. Concernant le virement bancaire celui-ci devra êtres éffectuer 5 jours avant la manifestation. L’ Agence Evenemence 47 ce donne le droit d’annulé le contrat du client en cas d’oublie du paiement de la prestation.
Aucun escompte n’est accepté pour le paiement anticipé ou comptant. Aucune retenue, ni réduction, ni compensation de paiement ne sont acceptées en cas de litige. Sauf acceptation exprès de L’Agence Evenemence 47, les factures sont payables au comptant au jour de la réception de la facture par le Client. Toute somme non payée à l’échéance figurant sur la facture entraîne de plein droit :
– L’application de pénalités calculées sur l’intégralité des sommes dues au taux de 5 fois le taux d’intérêt légal, en application des dispositions de la loi du 4 août 2008, dite loi LME.
– Le remboursement par le Client de tous frais de dossier et de recouvrement contentieux des sommes dues, y compris les honoraires d’officiers ministériels, d’huissier ou personnel juridique autorisé.
– L’exigibilité immédiate de toutes les sommes restant dues par le Client à la date de constatation du non-paiement.
En cas de défaut de paiement, quarante-huit heures après une mise en demeure restée sans réponse, la prestation sera résiliée de plein droit par L’Agence Evenemence 47 si elle l’exige.
ARTICLE 12 – Litiges
En cas de litige, l’attribution de compétence est faite auprès des tribunaux dans la ville où se situe le siège social. Tribunal de commerce de Agen 47000
ARTICLE 13 – Disposition à prendre pendant une période de crise sanitaire (COVID-19)
L’Agence Evenemence 47 n’est pas responsable en cas de propagation de l’épidémie dans le lieu défini par le client pour la réalisation de la prestation.
L’Agence Evenemence 47 s’engage à définir un périmètre de sécurité de 1 mètre autour de la scène afin d’éviter tout contact extérieur et respecter les normes en vigueurs. De plus les prestataires s’engagent à porter un masque si déplacement hors de la zone prédéfini en amont.
L’Agence Evenemence 47 n’est pas responsable si le publique de la prestation danse, c’est à la charge du client de faire respecter ces mesures.
Le client s’engage à respecter les gestes barrières et les mesures en vigueur.
ARTICLE 14 – Location de matériel (article applicable en cas location)
Les présentes conditions s’appliquent pour toutes locations de matériel et son accepté automatiquement à la signature du devis.
Conditions générales
Le matériel sera testé avant le départ par le professionnel en présence du preneur, cela implique pour le preneur qu’il accepte le parfait état de fonctionnement de celui-ci. Quelles que soient les modalités de transport et/ou de montage, le preneur est responsable du matériel dès que celui-ci quitte le propriétaire. Le preneur qui transporte le matériel lui-même s’engage à le faire dans les meilleures conditions.
Il est conseillé au preneur d’assurer tous risques le matériel loué (vandalisme, catastrophes naturelles, dégâts corporels et matériels …) auprès de sa compagnie d’assurance. Toutes taxes, charges, redevances, autorisations, assurances, etc… éventuelles sont à charge du preneur. Le preneur est supposé connaître le fonctionnement et la manipulation du matériel, il sera donc tenu responsable de tout mauvais emploi. Le preneur certifie connaître toutes les mises en garde de sécurité, les risques et précautions à prendre relatifs à l’utilisation du matériel loué par le biais de ce présent contrat. En aucun cas le propriétaire ne pourra être tenu pour responsable de tous dommages corporels ou matériels résultant de l’utilisation de son matériel par le preneur ayant accepté le parfait état de fonctionnement du matériel par la signature du présent contrat.
La restitution du matériel se fera à l’adresse stipulé sur le devis. Lors de la restitution du matériel, ce dernier sera testé par le professionnel. Toute défectuosité, irrégularité, ou usure exagérée par rapport à l’utilisation spécifiée, constatée lors de ce contrôle sont à la charge du preneur. Le matériel devant subir une réparation sera réparé par le professionnel ou tout autre avec facture à charge du preneur, si le matériel ne peut être réparé, ou n’est pas restitué dans un délai de 1 mois, il sera considéré comme manquant au retour. Le matériel manquant au retour sera facturé par le biais de la caution déposée par le preneur.
Dépôt de garantie
Le preneur devra verser ou transmettre au propriétaire le jour de la prise de possession du matériel une caution ou un chèque d’un montant définit sur le devis, il servira de dépôt de garantie pour répondre des dégâts qui pourraient être causés aux objets loués. La restitution du dépôt de garantie ou du chèque sera effectuée au retour du matériel en bon état. De plus la carte d’identité du preneur sera également conservée durant toute la durée et la location et restitué au retour du matériel en bonne état.
Etat du matériel
Un état du matériel contradictoire et un inventaire des accessoires et consommables seront établis à la mise à disposition du matériel et noté sur le devis transmis au preneur et feront l’objet d’un pointage en fin de location. Des photos seront également prises avant et après afin de comparer l’état du matériel.
Les présentes conditions générales de vente sont applicables et valables automatiquement à la signature du devis transmis aux clients.